ISBN: 978-975-19-6807-4
Yayın Tarihi: Ocak 2018, Ankara
Kişisel Verileri Koruma Kurumu
Adres: Nasuh Akar Mahallesi Ziyabey Caddesi 1407. Sokak No:6 Balgat /Çankaya / ANKARA / TÜRKİYE
Telefon: +90 312 216 50 50
Web: www.kvkk.gov.tr

Bu kitapta yer alan yazı, fotoğraf ve sair içeriklerin, bireysel kullanım dışında izin alınmadan kısmen ya da tamamen kopyalanması, çoğaltılması, kullanılması, yayınlanması ve dağıtılması kesinlikle yasaktır. Bu yasağa uymayanlar hakkında 5846 sayılı Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu uyarınca yasal işlem yapılacaktır. Ürünün tüm hakları saklıdır.

Özet

Bu Rehber; 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununa (“Kanun”) ve ilgili diğer mevzuat hükümlerine uygun olarak işlenmiş kişisel verilerin, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin başlıca yöntemleri açıklamaktadır. Rehberde silme ve yok etme yöntemleri kişisel verilerin işlendiği ve bulunduğu ortam dikkate alınarak ayrı ayrı açıklanmış, anonim hale getirme yöntemleri ve anonimliğin bozulması ise uygulama örnekleri ile birlikte detaylı olarak açıklanmıştır.

Abstract

This Guide explains the major methods for the erasure, destruction or anonymization of personal data processed in accordance with the provisions of the Law on the Protection of Personal Data (Law No. 6698) and other relevant legislation, providing that no reason for processing that data is left. In the Guide, the erasure and destruction methods, considering the environment in which the personal data is processed and stored are explained separately. Besides, anonymization methods and de-anonymization are covered in detail along with the examples of implementation.

Anahtar Kelimeler / Keywords

Türkçe: Kişisel veriler, silme, yok etme, anonim hale getirme, anonimliğin bozulması.
English: Personal data, erasure, destruction, anonymization, de-anonymization.

İçindekiler

  • I. Giriş
  • II. Kişisel Verilerin Silinmesi ve Yok Edilmesi
  • III. Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi
  • IV. Rehber Hazırlanırken Faydalanılan Kaynaklar ve İncelenmesinin Uygun Olacağı Değerlendirilen Dokümanlar

I. Giriş

1.1. Amaç ve Dayanak

Kanunun 7 nci maddesinin üçüncü fıkrasında “Kişisel verilerin silinmesine, yok edilmesine veya anonim hale getirilmesine ilişkin usul ve esaslar yönetmelikle düzenlenir” hükmü yer almaktadır. Bu hüküm ve Kanunun 22 nci maddesinin birinci fıkrasının (e) bendine istinaden Kişisel Verileri Koruma Kurulu (“Kurul”) tarafından Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (“Yönetmelik”) hazırlanmış olup 28 Ekim 2017 tarihli ve 30224 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanmıştır. Bu Yönetmeliğe dayanarak söz konusu işlemlerin nasıl yapılacağı hakkında uygulamada açıklık sağlanması ve iyi uygulama örnekleri oluşturması bakımından çeşitli konu başlıklarına dikkat çekmek amacıyla Kurul tarafından Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Rehberi (“Rehber”) hazırlanmış ve kamuoyuna sunulmuştur.

1.2. Kapsam

Rehberin; Birinci bölümü giriş bölümü olup; bu bölümde rehberin hazırlanmasının amacına, dayanağına, rehberin kapsamına ve tanımlara yer verilmiştir. İkinci bölümünde kişisel verilerin silinmesi, silme işlemi yöntemleri ve süreci ile kişisel verilerin yok edilmesi ve buna ilişkin yöntemler açıklanmıştır. Üçüncü bölümünde, kişisel verilerin anonim hale getirilmesi ile buna ilişkin yöntemler ve söz konusu yöntemlerin nasıl seçileceği, anonimliğin güvencesi ve anonimliğin bozulmasına dair riskler açıklanmıştır. Dördüncü bölümünde, rehber hazırlanırken faydalanılan kaynaklara ve incelenmesinin uygun olacağı değerlendirilen dokümanlara yer verilmiştir.

1.3. Tanımlar

  • Alıcı grubu: Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisini ifade eder.
  • Doğrudan tanımlayıcılar: Tek başlarına, ilişki içinde oldukları kişiyi doğrudan açığa çıkaran, ifşa eden ve ayırt edilebilir kılan tanımlayıcıları ifade eder.
  • Dolaylı tanımlayıcılar: Diğer tanımlayıcılar ile bir araya gelerek ilişki içinde oldukları kişiyi açığa çıkaran, ifşa eden ve ayırt edilebilir kılan tanımlayıcıları ifade eder.
  • İlgili kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi ifade eder.
  • İlgili kullanıcı: Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişileri ifade eder.
  • İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesini ifade eder.
  • Kanun: 24/3/2016 tarihli ve 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununu ifade eder.
  • Karartma: Kişisel verilerin bütününün, kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek şekilde üstlerinin çizilmesi, boyanması ve buzlanması gibi işlemleri ifade eder.
  • Kayıt ortamı: Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortamı ifade eder.
  • Kişisel veri saklama ve imha politikası: Veri sorumlularının, kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami süreyi belirleme işlemi ile silme, yok etme ve anonim hale getirme işlemi için dayanak yaptıkları politikayı ifade eder.
  • Maskeleme: Kişisel verilerin belli alanlarının, kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek şekilde silinmesi, üstlerinin çizilmesi, boyanması ve yıldızlanması gibi işlemleri ifade eder.
  • Veri kayıt sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini ifade eder.

Bu Rehberde yer almayan tanımlar için Kanun ve Yönetmelikteki tanımlara başvurulabilir.

II. Kişisel Verilerin Silinmesi ve Yok Edilmesi

Kişisel verilerin silinmesi ve yok edilmesi, kişisel veri saklama ve imha politikasında belirtilen esaslara uygun olarak aşağıda açıklanacak yöntemlerle gerçekleştirilebilir.

2.1. Kişisel Verilerin Silinmesi

Kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Veri sorumlusu, silinen kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için erişilemez ve tekrar kullanılamaz olması için gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almakla yükümlüdür.

2.1.1. Kişisel Verilerin Silinmesi Süreci

Kişisel verilerin silinmesi işleminde izlenmesi gereken süreç aşağıdaki gibidir:

  • Silme işlemine konu teşkil edecek kişisel verilerin belirlenmesi.
  • Erişim yetki ve kontrol matrisi ya da benzer bir sistem kullanarak her bir kişisel veri için ilgili kullanıcıların tespit edilmesi.
  • İlgili kullanıcıların erişim, geri getirme, tekrar kullanma gibi yetkilerinin ve yöntemlerinin tespit edilmesi.
  • İlgili kullanıcıların kişisel veriler kapsamındaki erişim, geri getirme, tekrar kullanma yetki ve yöntemlerinin kapatılması ve ortadan kaldırılması.

Şekil 2.1. Kişisel Verilerin Silinmesi Süreci

2.1.2. Kişisel Verilerin Silinmesi Yöntemleri

Kişisel veriler çeşitli kayıt ortamlarında saklanabildiklerinden kayıt ortamlarına uygun yöntemlerle silinmeleri gerekir. Buna ilişkin örnekler aşağıda yer almaktadır:

  1. Hizmet Olarak Uygulama Türü Bulut Çözümleri (Office 365, Salesforce, Dropbox gibi): Bulut sisteminde veriler silme komutu verilerek silinmelidir. Anılan işlem gerçekleştirilirken ilgili kullanıcının bulut sistemi üzerinde silinmiş verileri geri getirme yetkisinin olmadığına dikkat edilmelidir.
  2. Kağıt Ortamında Bulunan Kişisel Veriler: Kağıt ortamında bulunan kişisel veriler karartma yöntemi kullanılarak silinmelidir. Karartma işlemi, ilgili evrak üzerindeki kişisel verilerin, mümkün olan durumlarda kesilmesi, mümkün olmayan durumlarda ise geri döndürülemeyecek ve teknolojik çözümlerle okunamayacak şekilde sabit mürekkep kullanılarak ilgili kullanıcılara görünemez hale getirilmesi şeklinde yapılır. Örneğin, kişisel verilerinin silinmesi talebiyle veri sorumlusuna başvurduğu halde sonuç alamayan bir kişinin Kurumumuza vermiş olduğu dilekçenin bir örneği paylaşılmak istendiğinde; anılan dilekçedeki kişisel verilerin korunması için bu kişisel verilerin üzeri okunamayacak şekilde çizilerek, boyanarak veya silinerek bir tür karartma işlemi uygulanmıştır.
  3. Merkezi Sunucuda Yer Alan Ofis Dosyaları: Dosyanın işletim sistemindeki silme komutu ile silinmesi veya dosya ya da dosyanın bulunduğu dizin üzerinde ilgili kullanıcının erişim haklarının kaldırılması gerekir. Anılan işlem gerçekleştirilirken ilgili kullanıcının aynı zamanda sistem yöneticisi olmadığına dikkat edilmelidir.
  4. Taşınabilir Medyada Bulunan Kişisel Veriler: Flash tabanlı saklama ortamlarındaki kişisel veriler, şifreli olarak saklanmalı ve bu ortamlara uygun yazılımlar kullanılarak silinmelidir.
  5. Veri Tabanları: Kişisel verilerin bulunduğu ilgili satırların veri tabanı komutları ile (DELETE vb.) silinmesi gerekir. Anılan işlem gerçekleştirilirken ilgili kullanıcının aynı zamanda veri tabanı yöneticisi olmadığına dikkat edilmelidir.

2.2. Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

Kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Veri sorumlusu, kişisel verilerin yok edilmesiyle ilgili gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almakla yükümlüdür.

2.2.1. Kişisel Verilerin Yok Edilmesi Yöntemleri

Kişisel verilerin yok edilmesi için, verilerin bulunduğu tüm kopyaların tespit edilmesi ve verilerin bulunduğu sistemlerin türüne göre aşağıda yer verilen yöntemlerden bir ya da birkaçının kullanılmasıyla tek tek yok edilmesi gereklidir:

  1. Yerel Sistemler: Söz konusu sistemler üzerindeki verilerin yok edilmesi için aşağıdaki yöntemlerden bir ya da birkaçı kullanılabilir.
    • De-manyetize Etme: Manyetik medyanın özel bir cihazdan geçirilerek gayet yüksek değerde bir manyetik alana maruz bırakılması ile üzerindeki verilerin okunamaz biçimde bozulması işlemidir.

    Resim 2.2. Degausser Cihazı

    • Fiziksel Yok Etme: Optik medya ve manyetik medyanın eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemidir. Optik veya manyetik medyayı eritmek, yakmak, toz haline getirmek ya da bir metal öğütücüden geçirmek gibi işlemlerle verilerin erişilmez kılınması sağlanır. Katı hal diskler bakımından üzerine yazma veya de-manyetize etme işlemi başarılı olmazsa, bu medyanın da fiziksel olarak yok edilmesi gerekir.

    Resim 2.3. Fiziksel Yok Etme

    • Üzerine Yazma: Manyetik medya ve yeniden yazılabilir optik medya üzerine en az yedi kez 0 ve 1’lerden oluşan rastgele veriler yazarak eski verinin kurtarılmasının önüne geçilmesi işlemidir. Bu işlem özel yazılımlar kullanılarak yapılmaktadır.

    Resim 2.4. Üzerine Yazma

  2. Çevresel Sistemler: Ortam türüne bağlı olarak kullanılabilecek yok etme yöntemleri aşağıda yer almaktadır:
    • Ağ cihazları (switch, router vb.): Söz konusu cihazların içindeki saklama ortamları sabittir. Ürünler, çoğu zaman silme komutuna sahiptir ama yok etme özelliği bulunmamaktadır. (a)’da belirtilen uygun yöntemlerin bir ya da birkaçı kullanılmak suretiyle yok edilmesi gerekir.
    • Flash tabanlı ortamlar: Flash tabanlı sabit disklerin ATA (SATA, PATA vb.), SCSI (SCSI Express vb.) arayüzüne sahip olanları, destekleniyorsa <block erase> komutunu kullanmak, desteklenmiyorsa üreticinin önerdiği yok etme yöntemini kullanmak ya da (a)’da belirtilen uygun yöntemlerin bir ya da birkaçı kullanılmak suretiyle yok edilmesi gerekir.
    • Manyetik bant: Verileri esnek bant üzerindeki mikro mıknatıs parçaları yardımı ile saklayan ortamlardır. Çok güçlü manyetik ortamlara maruz bırakıp de-manyetize ederek ya da yakma, eritme gibi fiziksel yok etme yöntemleriyle yok edilmesi gerekir.
    • Manyetik disk gibi üniteler: Verileri esnek (plaka) ya da sabit ortamlar üzerindeki mikro mıknatıs parçaları yardımı ile saklayan ortamlardır. Çok güçlü manyetik ortamlara maruz bırakıp de-manyetize ederek ya da yakma, eritme gibi fiziksel yok etme yöntemleriyle yok edilmesi gerekir.
    • Mobil telefonlar (Sim kart ve sabit hafıza alanları): Taşınabilir akıllı telefonlardaki sabit hafıza alanlarında silme komutu bulunmakta, ancak çoğunda yok etme komutu bulunmamaktadır. (a)’da belirtilen uygun yöntemlerin bir ya da birkaçı kullanılmak suretiyle yok edilmesi gerekir.
    • Optik diskler: CD, DVD gibi veri saklama ortamlarıdır. Yakma, küçük parçalara ayırma, eritme gibi fiziksel yok etme yöntemleri uygulanmalıdır.