Kalite sistemlerinin etkinliğini ve uygulama sonuçlarını gösteren kayıt formları sistematik bir şekilde tanımlanmış ve istenildiğinde ulaşılabilir olmalıdır. Ölçme ve değerlendirme maliyetlerinin azaltılması da diğer bir faktör olmalıdır. 

Dijital dönüşümle birlikte işletmelerde kayıt formlarının elektronik platformda gerçekleşmesi üretilen bilgi ve belge akışının, bilgi yönetimi ve güvenliği ilkeleri doğrultusunda elektronik ortamda sağlanması, işletmelerde iş ve süreçlerin daha hızlı ve güvenilir şekilde yürütülmesini sağlayacaktır.